Scanning av teknisk dokumentation
Ritningar, scheman, protokoll och DU-pärmar – med metadata som stämmer
Inscanning av dokumentation för industri och anläggning
Teknisk dokumentation skiljer sig från vanlig dokumentscanning på en punkt: filen är inte färdig när sidan är scannad. Den ska heta rätt, höra till rätt objekt, ha rätt revision och gå att hitta av någon som letar efter en position i en anläggning – inte efter ett dokumentnamn.
Vi har arbetat med den typen av dokumentation i decennier, både med att trycka den och med att digitalisera den. Vi vet vilka frågor som måste vara besvarade innan scanningen börjar, och vi ställer dem.
Scanningen sker i vår egen produktion i Västerås. Materialet går inte vidare till någon underleverantör, och dokumentation som inte får lämna er anläggning kan i vissa fall hanteras på plats hos er.
Kontakta oss för prisförslag och rådgivning
Några av våra kunder
Underlag vi scannar
- Ritningar A4–A0 och rullar upp till 90 cm bredd
- El-, styr- och rörscheman
- Drift- och underhållsinstruktioner, DU-pärmar
- Anläggnings- och slutdokumentation från projekt
- Provnings-, besiktnings- och egenkontrollprotokoll
- Underlag till CE-märkning och teknisk fil
- Manualer, instruktionsböcker och bruksanvisningar
- Maskinkort, reservdelslistor och kalibreringsunderlag
- Relationshandlingar och as built-underlag
Metadata och namngivning enligt er standard
Det här är den del som avgör om digitaliseringen blir värd något, och den del som nästan aldrig beskrivs av den som säljer scanning. Vi namnger och indexerar enligt den struktur ni redan använder, inte enligt vår egen.
| Fält | Exempel på vad vi läser av |
|---|---|
| Objekt eller anläggning | Anläggnings-, stations- eller fastighetsbeteckning |
| Position eller komponent | Positionsnummer, apparatbeteckning, maskinnummer |
| Dokumentnummer | Ert eget dokument-id från ritningshuvud eller stämpel |
| Dokumenttyp | Ritning, schema, protokoll, instruktion, intyg |
| Revision | Revisionsbokstav eller -nummer, med datum |
| Datum | Upprättat, reviderat eller godkänt |
| Skala och format | För ritningar där det behövs i registret |
Uppgifterna läses av från ritningshuvud, stämplar och försättsblad. Är strukturen otydlig i originalen går vi igenom ett urval tillsammans med er innan vi sätter mallen – det är billigare än att döpa om filerna efteråt.
Revisioner och spårbarhet
En anläggning lever längre än de flesta dokumentsystem, och dokumentationen måste gå att följa bakåt. Så här arbetar vi med det:
- Revisionen ingår i filnamnet, så att en äldre utgåva inte skrivs över av en nyare
- Historiken behålls när ni vill kunna visa vad som gällde vid ett visst tillfälle, inte bara vad som gäller nu
- Printfilerna arkiveras hos oss när vi också producerar dokumentationen, så att en gammal revision kan printas om exakt som den såg ut
- Kvalitetskontroll mot original med dokumenterad avstämning av antal och läsbarhet
- Insortering i ert system med rätt metadata, så att spårbarheten finns där den ska – i ert system, inte i vår filserver
Därför ställer vi frågor om regelkrav
I flera av de branscher vi arbetar med finns krav på att dokumentation ska vara tillgänglig, spårbar och i vissa fall åtkomlig i fysisk form under anläggningens eller produktens livslängd. Vilka krav som gäller beror på verksamheten – anläggningens klassning, produktens marknad och vilket regelverk er tillsynsmyndighet utgår från.
Vi är inte er regelrådgivare, och vi låtsas inte vara det. Men vi ställer frågorna tidigt: vad måste finnas kvar på papper, vad måste gå att visa upp vid en revision, hur länge ska det sparas, och vem ska kunna komma åt det. Svaren styr hur vi sätter upp filstruktur, metadata och arkivformat – och de är betydligt billigare att ta hänsyn till före scanningen än efter.
Från pappersarkiv till CAD-underlag
Scannade ritningar går att ta vidare. Vi erbjuder automatvektorisering till DWG-fil när ritningen ska bli redigerbart underlag i stället för en bild, och vi rätar upp, reducerar bakgrund och beskär så att äldre blåkopior och kalkerpapper blir läsbara igen.
Läs mer om formaten och de svåra originalen på vår sida om scanning och digitalisering. Ska dokumentationen också tryckas, sammanställas i pärmset och distribueras hittar ni det under tryckta manualer och handböcker och på vår sida för industri och utbildning.
Vanliga frågor
Kan ni namnge filerna enligt vår dokumentstandard?
Ja. Vi läser av objekt, position, dokumentnummer och revision från ritningshuvud och stämplar och följer er mall.
Kan ni sortera in dokumentationen i vårt system?
Ja, vi laddar upp och sorterar in i ert arkiv- eller dokumenthanteringssystem med rätt metadata.
Hur hanterar ni revisioner?
Revisionen ingår i filnamnet och historiken behålls när ni vill kunna följa dokumentet bakåt. Producerar vi även trycket arkiverar vi printfilen per utgåva.
Vi får inte skicka materialet från anläggningen. Går det ändå?
I vissa fall, ja. Hör av er så tittar vi på förutsättningarna för hantering på plats.
Kan scannade ritningar bli CAD-underlag?
Ja, genom automatvektorisering till DWG. Resultatet beror på originalets kvalitet – vi bedömer det innan vi lovar något.
Ska vi titta på er dokumentation?
Ring 021-17 28 00. Beskriv anläggningen eller projektet och vilket system dokumentationen ska hamna i, så säger vi vad som krävs och vad det kostar.