Dokumentscanning för företag
Skanna dokument till sökbar PDF – utan undre volymgräns
Dokumentscanning i egen produktion i Västerås
Vi scannar dokument för företag, kommuner och organisationer i Mälardalen. Ni får sökbara filer som är namngivna och sorterade så att de kan läggas rätt i era system direkt – inte en mapp med fyratusen filer som heter scan0001.
Vi är ett litet tryckeri med egen produktion, och det märks på två sätt. Det finns ingen undre volymgräns: 40 pärmar är ett lika viktigt uppdrag som 4 000. Och materialet lämnar aldrig huset – ingen underleverantör, ingen transport till ett annat land, samma personer varje gång ni hör av er.
Kontakta oss för prisförslag och rådgivning
Några av våra kunder
Vad vi scannar
- A4 och A3, enkelsidigt och dubbelsidigt
- Häftat och hålat material – vi avlägsnar klammer och gem
- Pärmar med flikregister
- Blanketter, verifikationer och kvitton
- Bundna böcker och häftade rapporter
- Äldre, gulnade och sköra original
- Storformat och ritningar upp till 90 cm bredd
Format, upplösning och färgläge
Det är sällan högsta upplösning som är rätt svar. Vi rekommenderar utifrån vad filerna ska användas till, hur länge de ska sparas och var de ska lagras.
| Användning | Format | Upplösning | Färgläge |
|---|---|---|---|
| Vardaglig läsning och sökning | PDF med OCR | 300 ppi | Svartvitt |
| Långtidsarkivering | PDF/A | 300 ppi | Efter original |
| Underlag med stämplar, signaturer eller färgmarkeringar | 300 ppi | Färg eller gråskala | |
| Bildmaterial och kartor | PDF eller TIFF | 400 ppi | Färg |
Vi levererar i PDF, PDF/A, TIFF, CALS eller JPEG. Säg vad ert system kräver, eller fråga oss vad som är rimligt.
Efterarbetet är det som gör arkivet användbart
- Namngivning enligt er mall – löpnummer, dokumenttyp, datum, objektnummer, avdelning eller vad ni nu använder
- Indexering och kapitelindelning i fil eller mappstruktur
- OCR-tolkning så att innehållet blir fritextsökbart
- Uppladdning och insortering direkt i ert arkiv- eller dokumenthanteringssystem
- Upprätning, bakgrundsreducering och beskärning på material som inte är rakt eller rent
- Kvalitetskontroll mot originalet innan leverans
Vi hjälper också till att strukturera vilken metadata som faktiskt är värd att lägga in. Det är enklare att bestämma det före scanningen än att rätta 4 000 filer efteråt.
Vad påverkar priset
Vi lämnar pris per scannad sida, per pärm eller som fast projektpris beroende på uppdrag. Det här är vad som styr:
- Volym – antal sidor eller hyllmeter
- Skick på originalet – häftat, hålat, vikt, gulnat eller skört material tar längre tid
- Färg eller svartvitt
- Krav på filnamn och metadata – ett löpnummer är snabbt, ett strukturerat filnamn per dokument är det inte
- Insortering i ert system
- Hantering av originalen efteråt – retur, arkivering eller makulering med intyg
Sekretess och personuppgifter
En stor del av det vi scannar innehåller personuppgifter eller affärskritisk information. Därför gäller följande utan att ni behöver be om det:
- All scanning sker i vår egen produktion i Västerås – ingen underleverantör
- Personuppgiftsbiträdesavtal tecknas när uppdraget omfattar personuppgifter
- Materialet förvaras avskilt och hanteringen är spårbar från hämtning till leverans
- Originalen returneras, arkiveras hos oss eller makuleras med intyg
- Material som inte får lämna er anläggning kan i vissa fall hanteras på plats hos er
Vanliga frågor om dokumentscanning
Hur lång tid tar det?
Ett mindre uppdrag går ofta på några dagar. Större arkiv delar vi upp i etapper och levererar löpande. Vi lämnar alltid en ledtid tillsammans med priset.
Vad kostar dokumentscanning?
Priset sätts per sida, per pärm eller som fast projektpris. Skicka ett mail eller ring 021-17 28 00 med er volym för att få en offert.
Kan vi få materialet insorterat i vårt eget system?
Ja. Vi namnger enligt er mall och kan ladda upp och sortera in filerna direkt i ert arkiv- eller dokumenthanteringssystem.
Blir dokumenten sökbara?
Ja, maskinskriven text tolkas med hög träffsäkerhet, handskrift och äldre kopior sämre.
Vad händer med papperna efteråt?
Ni väljer: retur, arkivering hos oss, eller makulering med intyg.
Tar ni små uppdrag?
Ja. Det finns ingen undre volymgräns.
Vill du veta mer eller har du frågor?
Ring 021-17 28 00 och beskriv vad ni har. Vi säger vad det kostar, hur lång tid det tar och vilket format ni bör välja – och om vi tycker att ni ska göra något annat än att scanna säger vi det också.