Inscanning av pärmar
Pärmscanning med bevarat flikregister – en pärm eller hela arkivet
Inscanning av pärmar till sökbar PDF
Vi scannar pärmar med strukturen kvar. Flikregistret följer med in i filen som bokmärken, eller blir en fil per flik i en mappstruktur som ni bestämmer. Ni behöver inte plocka ur pärmarna själva – vi tar bort klammer och plastfickor, scannar, och sätter tillbaka innehållet eller makulerar det efter överenskommelse.
Vi tar en pärm och vi tar hyllmeter. Det finns ingen undre volymgräns, och vi lämnar fast pris per pärm när materialet är någorlunda likartat, så att ni vet vad projektet kostar innan det börjar.
Pärmscanningen görs i vår egen produktion på Regattagatan i Västerås. Vi hämtar och lämnar med eget bud i Västerås och stora delar av Mälardalen.
Kontakta oss för prisförslag och rådgivning
Några av våra kunder
Pärmar vi scannar ofta
- Drift- och underhållspärmar
- Anläggnings- och slutdokumentation från byggprojekt
- Manualer, instruktionsböcker och bruksanvisningar
- Avtals-, faktura- och verifikationspärmar
- Personal- och kundakter
- Provnings-, besiktnings- och egenkontrollprotokoll
- Kvalitets- och miljöledningsdokumentation
Även böcker, häftade rapporter och lösa buntar går bra. Har ni sköra eller gulnade original hanterar vi dem varsamt – berätta om det när ni hör av er så planerar vi in det.
Så går det till
- Vi tittar på materialet. Kom förbi med en pärm, eller skicka foton på ett par uppslag. Vi behöver se format, skick och hur registret ser ut för att kunna sätta pris.
- Vi hämtar. Eget bud i Västerås och Mälardalen. Vi kvitterar antal pärmar vid hämtning.
- Plockning. Vi tar ur pärmen, avlägsnar klammer, gem och plastfickor och rätar till vikta blad.
- Scanning. Svartvitt, gråskala eller färg efter överenskommelse, 300 ppi som standard för dokument.
- Efterarbete. OCR-tolkning, bokmärken per flik, filnamn enligt er mall, kvalitetskontroll mot originalet.
- Leverans. Filerna levereras på det sätt ni väljer, och kan sorteras in direkt i ert eget system. Originalen returneras, arkiveras hos oss eller makuleras med intyg.
Registret följer med
Det som skiljer en användbar pärmfil från en oanvändbar är vad som hände med flikarna. Ni väljer upplägg:
| Upplägg | Resultat | Passar när |
|---|---|---|
| En PDF per pärm med bokmärken | Ett dokument, klickbara bokmärken per flik | Pärmen läses som en helhet, till exempel en DU-pärm |
| En fil per flik | Mappstruktur med en fil per kapitel | Flikarna ska läggas in var för sig i ett dokumentsystem |
| En fil per dokument | Varje handling som eget dokument med eget filnamn | Enskilda handlingar ska kunna sökas fram och delas |
OCR-tolkning läggs på i samtliga upplägg om ni vill kunna fritextsöka i innehållet. Vi berättar gärna vad man realistiskt kan förvänta sig av OCR på maskinskriven text, på äldre kopior och på handskrift – det skiljer mycket.
Vad det kostar
Vi lämnar fast pris per pärm när materialet är likartat, och löpande pris per scannad sida när innehållet varierar kraftigt. Priset sätts efter volym, format, färgläge och hur mycket efterarbete som behövs.
| Tjänst | Pris |
|---|---|
| Inscanning pärm A4, svartvitt, en PDF med bokmärken | [FYLL I pris per pärm] |
| Tillägg färgscanning | [FYLL I] |
| Tillägg OCR-tolkning | [FYLL I] |
| Tillägg en fil per flik i stället för bokmärken | [FYLL I] |
| Tillägg per dokument som eget filnamn | [FYLL I] |
| Hämtning och retur inom Västerås | [FYLL I – ingår / pris] |
| Makulering med intyg | [FYLL I] |
Priserna är exempel för normalt material. Skicka eller lämna in ett par pärmar så lämnar vi ett skarpt pris på hela volymen.
Volym och ledtid
En hyllmeter rymmer ungefär 12–14 vanliga A4-pärmar. Det är den räkningen ni behöver för att uppskatta ett arkiv innan ni ringer.
| Volym | Ungefär | Ledtid |
|---|---|---|
| 1–5 pärmar | enstaka uppdrag | 1-5 dagar |
| Cirka 1 hyllmeter | 12–14 pärmar | 10-14 dagar |
| 5–10 hyllmeter | 60–140 pärmar | 14-20 dagar |
| Större arkiv | etappvis leverans | Planeras tillsammans med er |
Vid större projekt delar vi upp arbetet i etapper och levererar löpande, så att ni kommer åt de första delarna medan resten fortfarande scannas. Har ni ett akut behov av en enskild pärm går det oftast att lösa snabbt – ring och fråga.
Sekretess och hantering av originalen
All pärmscanning sker i vår egen produktion i Västerås, utan underleverantör. Vi tecknar personuppgiftsbiträdesavtal när uppdraget omfattar personuppgifter, och hanteringen är spårbar från hämtning till leverans.
Efter scanning väljer ni: originalen kommer tillbaka i samma pärmar, arkiveras hos oss, eller makuleras. Vid makulering får ni intyg. Material som inte får lämna er anläggning kan vi i vissa fall hantera på plats hos er.
Vanliga frågor om inscanning av pärmar
Vad kostar det att scanna en pärm?
Priset beror på format, färgläge och hur filerna ska struktureras. För normalt A4-material i svartvitt lämnar vi fast pris per pärm. Skicka ett mail till order@nygrens.se eller ring 021-17 28 00 med antal pärmar för att få en offert.
Måste vi plocka ur pärmarna själva?
Nej. Vi tar ur pärmen, avlägsnar klammer, gem och plastfickor och rätar till vikta blad. Ni lämnar pärmarna som de står.
Hämtar ni hos oss?
Ja, med eget bud inom Västerås och stora delar av Mälardalen. Utanför det området går materialet att skicka.
Får vi tillbaka pärmarna?
Ja, om ni vill. Vi sätter tillbaka innehållet i pärmarna, arkiverar det hos oss, eller makulerar det med intyg – ni bestämmer.
Blir texten sökbar?
Ja, med OCR-tolkning. Träffsäkerheten är hög på maskinskriven text och lägre på handskrift och äldre kopior. Vi säger till om vi ser att ett material inte lämpar sig.
Kan vi få filerna insorterade i vårt eget system?
Ja. Vi namnger enligt er mall och kan ladda upp och sortera in filerna direkt i ert arkiv- eller dokumenthanteringssystem.
Vad händer med sekretessbelagt material?
Det stannar i vår produktion i Västerås, hanteras spårbart och makuleras efteråt om ni vill. Se avsnittet om sekretess ovan.
Ska vi räkna på era pärmar?
Ring 021-17 28 00 och säg hur många pärmar det handlar om, eller lämna in ett par så lämnar vi fast pris på hela volymen. Ni kan också skicka en förfrågan direkt via beställningssidan.