Vad kostar det att scanna en pärm?

Vad som styr priset, vad som ingår och hur ni får kostnaden att sjunka

Kort svar: priset för att scanna en pärm sätts per pärm eller per sida och styrs av tre saker – hur många sidor pärmen innehåller, i vilket skick originalen är och vad ni vill ha ut i andra änden (en enkel PDF eller sökbara, namngivna och indexerade filer). På Nygrens i Västerås lämnar vi fast pris per pärm efter att ha scannat ett prov ur er samling, så att ni vet kostnaden för hela uppdraget innan det börjar. En pärm med lösblad i gott skick kostar minst; en pärm full av häftade, vikta och gulnade blandoriginal med krav på index kostar mest.

Det som styr priset

En pärm är inte en enhet – den är ett okänt antal sidor i okänt skick. Det är därför seriösa leverantörer vill se materialet innan de lämnar pris. Det här väger tyngst:

Antal sidor. En smal pärm med hundra blad och en fylld 80 mm-pärm är helt olika uppdrag. Dubbelsidiga blad räknas som två sidor.
Förberedelsen. Häftklamrar, gem, plastfickor, flikar och post-it-lappar måste bort innan bladen kan matas i skannern. Är pärmen redan rensad går det fort; är den inte det är förberedelsen ofta den största posten.
Originalens skick. Vikta, skrynkliga, tunna eller gulnade blad kräver långsammare matning eller manuell hantering, och gamla kopior behöver bakgrundsreducering för att bli läsbara.
Format. Utvikbara A3-blad och ritningar i pärmen scannas separat, vilket kostar mer per sida än A4.
Efterarbetet. OCR för sökbar text, filnamn enligt er mall, en fil per flik eller per dokument, index med metadata och arkivformat som PDF/A är det som gör filerna användbara – och det som skiljer en billig scanning från en bra.
Vad som händer sedan. Ska originalen tillbaka i pärmen i samma ordning, arkiveras hos er eller makuleras med intyg? Återsortering tar tid; makulering med intyg är ett alternativ.

Så räknar vi på Nygrens

Vi vill se originalen innan vi lämnar pris, och det enklaste sättet är att ni lämnar in eller skickar en typisk pärm. Vi scannar den, ni ser resultatet – filstruktur, filnamn, läsbarhet – och därefter sätter vi ett fast pris per pärm för hela volymen. Priset gäller för hela volymen så länge materialet är någorlunda likartat – avviker en del av pärmarna kraftigt från provet säger vi till innan vi scannar dem. Så slipper ni en faktura som växer efter hand, och vi slipper gissa. Hur tjänsten går till steg för steg beskriver vi på sidan om inscanning av pärmar.

Som jämförelse har vi öppna styckpriser på ritningsscanning: en enstaka A4-ritning kostar 6 kr i svartvitt och 9 kr i färg, filnamnsättning enligt er mall 6 kr per ritning och OCR till sökbar PDF 4 kr per ritning. Sidorna i en pärm prissätts inte på samma sätt – där är volymen större och priset per sida lägre – men tabellen ger en känsla för vad efterarbetet kostar i förhållande till själva scanningen. Alla våra öppna priser finns på prissidan.

Vad som ingår i en pärmscanning hos oss

Oavsett pris ska ni veta vad ni får. I vår pärmscanning ingår att vi tar emot pärmarna och kvitterar antalet, tar bort klamrar och gem, scannar bladen i den upplösning materialet kräver (normalt 300 ppi), rätar upp och beskär sidorna, kör OCR så att texten blir sökbar och levererar en fil per pärm eller per flik enligt den mall ni bestämmer. Filerna levereras på det sätt ni väljer, till exempel till en molnmapp eller på USB. Originalen återlämnas, arkiveras hos oss eller makuleras med intyg – ni väljer.

Vi arbetar under tecknat personuppgiftsbiträdesavtal när materialet kräver det, förvarar pärmarna avskilt under uppdraget och scannar i egna lokaler på Regattagatan 51 i Västerås. Inget skickas vidare till underleverantör.

Så får ni ner priset

Rensa själva. Klamrar, gem och plastfickor som är borttagna när pärmarna kommer till oss sänker förberedelsetiden – ofta den enskilt största posten.
Bestäm filstrukturen först. En fil per pärm är billigare än en fil per dokument. Fundera på hur ni faktiskt söker i materialet: per projekt, per år, per leverantör?
Scanna det som ska användas. Pärmar som ändå ska gallras enligt er dokumenthanteringsplan behöver inte scannas. Sortera innan.
Lämna hela volymen på en gång. Ett uppdrag med 40 pärmar får ett lägre pris per pärm än fyra uppdrag med tio.
Håll namnmallen enkel. Ett filnamn som går att sätta automatiskt från en flik eller ett löpnummer är billigare än ett som kräver att någon läser varje dokument.

Vanliga frågor om pärmscanning och pris

Hur många sidor rymmer en pärm?

Det beror på ryggbredd och papperstjocklek. En fylld standardpärm för A4 innehåller normalt några hundra blad; dubbelsidiga blad ger dubbelt så många sidor att scanna. Det är därför vi räknar per pärm först efter att ha sett ett prov.

Måste jag ta bort häftklamrar själv?

Nej, det gör vi. Men gör ni det själva blir förberedelsen kortare och priset lägre.

Blir filerna sökbara?

Ja, vi kör OCR på alla scannade sidor så att texten går att söka i. Handskrift och mycket dåliga kopior känns inte alltid igen – det säger vi till om när vi ser provet.

Vad händer med pärmarna efteråt?

Ni väljer: vi återlämnar dem i samma ordning, arkiverar dem hos oss eller makulerar dem med intyg.

Hur lång tid tar det?

Det beror på antal pärmar och skick. Vi lämnar leveranstid tillsammans med priset, efter provscanningen.

Få fast pris på era pärmar

Lämna in en typisk pärm på Regattagatan 51 eller ring 021-17 28 00 och berätta hur många ni har. Vi scannar provet, visar resultatet och lämnar fast pris per pärm.